为了正确处理各类公文，加强公文的规范化、制度化和科学化管理，现对我校公文版头及发文字号作如下规定：

一、各类公文版头及其适用范围

（一）文件格式版头

1．《中共萍乡学院委员会文件》和《萍乡学院文件》版头用于学校党委、行政贯彻党的路线、方针、政策，部署相关工作，转发上级机关文件，向上级机关报告、请示工作，公布学校中长期发展规划、年度工作要点和总结、机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项，颁布学校重要规章制度，通知重要事项，批复下级机关的请示等。

2．《中共萍乡学院委员会办公室文件》、《萍乡学院办公室文件》除用于制发本单位公文外，还用于根据学校党委和行政授权，转发上级机关的文件，向上级机关报告、请示工作；传达学校党委和行政的决议或决定，布置相关工作，发布相关事项等。

3.《中共萍乡学院纪律检查委员会文件》、《萍乡学院工会委员会文件》、《共青团萍乡学院委员会文件》分别用于纪委、工会和团委制发公文。

4.《中共萍乡学院××系总支委员会文件》、《萍乡学院××系文件》分别用于各系党总支和行政制发公文。

5.《萍乡学院××处（部、室）文件》用于各职能部门制发公文。

6.未涉及到的部门、单位发文版头参照以上执行。

（二）函件格式版头

7.《中共萍乡学院委员会》和《萍乡学院》用于中共萍乡学院委员会和萍乡学院以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

8．《中共萍乡学院委员会办公室》和《萍乡学院办公室》用于萍乡学院党委办公室、行政办公室以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

9.《中共萍乡学院委员会××》和《萍乡学院××》（如< 中共萍乡学院委员会组织部>、< 萍乡学院教务处>）用于学校机关各部、处、室以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

10.《中共萍乡学院××系总支委员会》、《萍乡学院××系（部）》、《萍乡学院××（直属单位全称）》（如< 萍乡学院图书馆>）用于系（部）、直属单位以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

（三）会议纪要格式版头

11．《萍乡学院党委会会议纪要》和《萍乡学院校长办公会会议纪要》用于记载和传达相应会议的主要精神和议定事项。

二、机构简称

1．在公文处理中，“各部门”指全校各处室、现代教育技术中心、图书馆，“各系（部）”指全校各教学单位（含继续教育学院、中专部、思政部），“各党总支（支部）”指全校各二级党组织。

2．各单位机构简称见附表。

三、发文字号

（一）发文字号的编写。发文字号应当包括机关代字、年份和序号。年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角方括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。

联合行文，使用主办机关发文字号。

发文字号位置，上行文的发字文号位于发文机关标识与横线之间左侧排列，其它公文的发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。

例：

机关代字 发文年号 发文序号

↓ ↓ ↓

萍学院办字 〔2013〕 1号

（二）各发文代字适用范围。

1．萍学院党发、萍学院发：

适用于校党委、行政发布涉及全校改革、发展、稳定方面的重大决策、部署、措施、规章制度等指导全局工作的重要公文，发布学校中长期规划。文种用意见、决定或通知等。

2．萍学院党字：对外适用于校党委向上级请示、报告、建议事项的公文；对内适用于学校党委贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关文件，部署相关工作，公布年度工作要点和总结、机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项，颁布规章制度，通知重要事项，批复下级机关的请示等。其他需要以学校党委、名义办理的事项。文种用请示、报告、意见、批复、通知或通报等。

还用于学校党委以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。文种用函。

3．萍学院字：对内适用于学校贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关文件，部署相关工作，公布年度工作要点和总结，奖惩等重大事项，颁布规章制度，通知重要事项，批复下级机关的请示等。其他需要以学校行政名义办理的事项。文种用意见、决定、通知或批复等。

4．萍学院文：专用于校行政向上级的请求指示、批准或解决有关事项，向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议等内容的公文等。文种用请示、报告。

还用于校行政以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。文种用函。

5．萍学院党函、萍学院函：用于学校党委、行政以函的形式向无隶属关系的有关部门联系工作及开具相关证明等。文种用函。

6．学校各系（部）、各部门以及各二级党组织只使用字和函两种代字。

校纪委、校工会、校团委按照规定可以对校内外的相关对口机构行文。除校党政办公室以及校纪委、校工会、校团委外，校内各部门、各系部，不得以公文形式对外行文，如确因工作需要，可以对业务对口单位行便函，用于联系工作及开具相关证明等，字号使用“萍学院××函〔 〕×号”，不得使用“萍学院××字〔 〕×号”字号。

各部门、各系部向学校党委、行政呈文（请示、报告），字号使用“萍学院××字〔 〕×号”；校内各部门因工作需要，可按照职权范围，直接向校内各单位行文，字号使用“萍学院××字〔 〕×号”或“萍学院××函〔 〕×号”。

（三）各单位发文代字见附表。

附表：

萍乡学院各机构简称及发文代字一览表